Het in de Voorjaarsnota 2018 opgenomen voorstel voor uitbreiding van de formatie is door de raad geamendeerd. De middelen voor formatie-uitbreiding zijn uitsluitend voor het begrotingsjaar 2018 beschikbaar gesteld met uitzondering van de functies ‘Privacy officer AVG’ en ‘Projectleider 2018-2020’. Voor deze functies zijn wel meerjarig middelen beschikbaar gesteld.
Met het amendement heeft de raad besloten dat de overige formatie-uitbreidingen dienen te worden opgenomen in de kaderbrief zodat een integrale afweging met andere (nieuwe) beleidspunten kan worden gemaakt.
De Leusdense organisatie is de laatste jaren ingekrompen. Er is fors bezuinigd op het personeel. In 2013 is een taakstelling 9 fte opgelegd en vervolgens nog een keer 9 fte bij de interne kerntakendiscussie. Deels is deze formatiereductie omgezet in een flexibele schil. We merken echter dat we de flexibele schil continue volledig inzetten en dat we daarmee nog niet uitkomen. We zien de capaciteitsvraag toenemen en hebben de afgelopen jaren veel ingehuurd. Enerzijds komt dit door nieuwe wettelijke taken en anderzijds door eigen lokale ambities. In de Najaarsnota 2017 is reeds een structurele formatie-uitbreiding in verband met de toenemende regeldruk/controlelast en de toenemende dynamiek aan de ruimtelijke- en gebieds-ontwikkelingskant opgenomen. Daarbij is destijds ook aangegeven dat overige formatieve knelpunten nog zouden worden geïnventariseerd. Deze inventarisatie heeft inmiddels plaatsgevonden. Hieruit blijkt dat er nog de nodige structurele- en incidentele knelpunten liggen.
Uit de inventarisatie blijkt o.a. dat een aantal taken structureel is, terwijl de dekking incidenteel geregeld is. Incidentele inhuur is met de aantrekkende markt duurder dan mensen bij ons in dienst nemen. Omdat we zien dat de taken structureel zijn, willen we hier een structurele oplossing voorstellen (informatieanalist, ICT- specialist, medewerker DIM en de financieel adviseur).
Tenslotte is inzet nodig op het gebied van Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en Beheer openbare ruimte (BOR). Zetten we in op een strategisch adviseur om doelmatig en efficiënt samen te kunnen werken in de regio en in samenwerking te komen tot een Strategische Agenda en we zetten in op werkzaamheden voortkomend uit Omgevingsvisies en het Sociaal Domein.
Hospitality Huis van Leusden
In het amendement ‘formatie incidenteel beschikbaar voor 2018’ staat bij de toelichting dat de raad het startbudget voor Hospitality beschikbaar stelt en via de kaderbrief graag ziet welk budget er maximaal beschikbaar moet komen om deze cultuurwijziging binnen de organisatie te realiseren.
Een van de belangrijkste redenen voor de ontwikkeling van het gemeentehuis naar het Huis van Leusden is het creëren van een herkenbare plek waar de ontmoeting met de samenleving centraal staat. Om dit te bewerkstelligen achten we het nodig om het gastvrijheidsconcept verder uit te denken en uit te werken. Optimale uitwerking en ingebruikname van het gastvrijheidsconcept voor het Huis van Leusden vragen om het doorlopen van verschillende stappen en fasen.
Voor de periode van maximaal 2 jaar wordt er expertise op dit vakgebied (Hospitality group) ingehuurd om een goed fundament neer te zetten en ‘oude’ gebruiken en gedragspatronen die niet aansluiten bij de hospitalitygedachte weg te nemen. Met de reeds beschikbaar gestelde middelen voor 2018 wordt samen met de Hospitality Group gekeken wat gastvrijheid in het Huis van Leusden precies inhoudt en hoe dat er uit komt te zien.
Primair richt het gastvrijheidsconcept zich op 3 entiteiten: hospitality, dienstverlening en facilitair. Door het gastvrijheidsconcept wordt een nadere invulling gegeven van hoe de beleving van de bezoeker moet zijn en hoe dit vertaald moet worden naar gedrag, service en omgeving binnen de organisatie en specifiek binnen het eigen werkterrein. Bestaande taken worden in het kader van het gastvrijheidsconcept opnieuw verdeeld over de 3 entiteiten. Op basis van de verdeling van taken worden (voorlopige) omvang formatie en functies bepaald en vindt de selectie plaats van de juiste medewerker op de juiste plek.
In deze fase komen ook de vertaling naar werkwijzen/ processen en het opstellen van gedragsrichtlijnen aan de orde.
Op basis van de ervaringen wordt het gastvrijheidsconcept verder uitgerold, aangescherpt en doorontwikkeld. Ook staat borgen van het concept in deze fase centraal. De borging van het gastvrijheidsconcept bestaat enerzijds uit het begeleiden van de uitvoering en anderzijds uit het trainen van de mindset van medewerkers (gedrag).
We verwachten dat er één jaar nodig is voor de vorming van het gastvrijheidsconcept. Na ½ tot ¾ jaar kan gekeken worden wat de benodigde capaciteit is en hoe daar invulling aan kan worden gegeven. Het laatste deel bestaat uit doorontwikkeling en de borging van het gastvrijheidsconcept in het Huis van Leusden.
We gaan uit van 2 dagen inhuur per week door Hospitality group voor maximaal 2 jaar. Daar zijn de kosten voor 2019 á € 65.000 en 2020 á € 32.500 op gebaseerd.
Ontwikkeling flexibele schil
In de raadsvergadering van 12 juli jl. is door de raad gevraagd in de kaderbrief de ontwikkeling van de flexibele schil weer te geven.
In de afgelopen jaren hebben we een flexibele schil gecreëerd vanuit de vaste formatie. Bij iedere personele wisseling of vacature is bewust de keuze gemaakt om de formatie niet geheel in te vullen, maar een deel van die vaste formatie toe te voegen aan de flexibele schil.
Doel van de flexibele schil is om in te kunnen spelen op actualiteiten en pieken in het werk op te kunnen vangen. Daar wordt de flexibele schil ook daadwerkelijk voor gebruikt. In de jaren 2016- 2018 is de volledige flexibele schil ingezet op tal van (beleids)domeinen.
In april 2016 is door het college besloten om een deel van de realisatie van de taakstelling overhead (oplopend tot € 250.000,-) vanaf 2018 toe te voegen aan de flexibele schil. Onderbouwing daarvoor is gelegen in het feit dat we werken met een slanke organisatie, waarbij het noodzakelijk is om de benodigde flexibiliteit in te bouwen voor de organisatie en een flexibele schil te hebben met een omvang die het mogelijk maakt pieken op te kunnen vangen en ruimte te houden om ambitie waar te maken wanneer een ontwikkeling of extra inzet gewenst is.
In zijn totaliteit ziet de flexibele schil er als volgt uit:
In de afgelopen jaren hebben we gezien dat pieken opgevangen konden worden vanuit de flexibele schil, maar dat de flexibele schil niet toereikend was. Er is een aantal keer incidenteel extra financiële middelen beschikbaar gesteld om in te kunnen spelen op actuele ontwikkelingen en/of om ambities waar te kunnen maken.
In het voorstel ten aanzien van de knelpunten in de formatie staat dat de financieel adviseur en de benodigde formatie voor het document informatiemanagement vanuit de flexibele schil kunnen worden gedekt. Vanaf 2019 betekent dit dat een bedrag van € 124.200,- aan de flexibele schil wordt onttrokken om de formatie structureel in te kunnen vullen op deze twee punten. Gelet op de inzet van de flexibele schil en de extra aanvragen die zijn gedaan om in te kunnen spelen op de actuele ontwikkelingen en ambities, verwachten wij de flexibele schil ook de komende jaren volledig in te zetten.
