Meer
Publicatiedatum: 18-07-2019

Inhoud

Programma onderdelen

Benchmark formatie en kosten

Benchmark formatie en kosten

Wij willen een gemeente zijn die de waardevolle kracht en kennis van de samenleving benut en samen brengt voor het aanpakken van maatschappelijke vraagstukken. Wij zijn een overheid die zich met passie en betrokkenheid openstelt voor andere partners uit de samenleving, voorwaarden schept en coalities aangaat om samen meer te realiseren. Samenwerken, verbinden, integraliteit en verantwoordelijkheid nemen voor het eindresultaat zijn daarbij kernbegrippen. Ook maatwerk en het openstaan voor nieuwe oplossingen zitten verankerd in onze kernwaarden. We zetten in op dienstverlening. Inwoners en bezoekers voelen zich welkom bij de gemeente en worden goed geholpen.
Dit is waar wij als gemeente Leusden voor staan, de manier waarop we werken. Dit is ook de visie van waaruit wij de resultaten van de benchmark beoordelen.

We hebben een benchmark uit laten voeren naar de taken en formatie bij de gemeente. Uit de benchmark blijkt dat de apparaatskosten van Leusden op het gemiddelde liggen. Bij de benchmark van T&G (Twynstra Gudde) in 2012 lagen we nog circa 4% boven de benchmark. De totale formatie is ten opzichte van 2012 flink gedaald. In 2012 hadden we nog 162 fte, nu 138 fte. Hierbij moeten we wel rekeninghouden met vaste formatie die omgezet is naar de flexibele schil. Dit betreft circa 5 fte. De flexibele schil is niet meegenomen in de formatie maar als inhuurbudget verdeeld over diverse clusters en onderdelen van de overhead. Dit betekent dat Leusden zonder grote uitbestedingen of verzelfstandiging van taken circa 10% in formatieomvang is gereduceerd, terwijl er wel nieuwe taken (Sociaal Domein) zijn bijgekomen. De reductie is het gevolg van een tweetal bezuinigingsoperaties in het primaire proces (kerntakendiscussie) en de overhead (interne kerntakendiscussie).

In totaal heeft Leusden een lagere formatie dan de 18 vergelijkbare referentiegemeenten in de benchmark. De absolute afwijking is 30 fte lager. Dit komt omdat Leusden meer taken in het primaire proces heeft uitbesteed dan de referentiegemeenten (Leusden heeft 53% uitbesteed ten opzichte van 44% in de benchmark). Dit blijkt uit het aantal fte voor uitvoeringstaken dat circa 26% lager ligt dan in de benchmark. Tegenover deze lagere fte’s staan bij Leusden uiteraard uitbestedingskosten. Per saldo zijn de totale kosten van het primair proces 2% lager dan de benchmark.

De formatie op beleid wijkt sterk af van de benchmark. Leusden heeft 17 fte formatie voor beleid. In de benchmark is dat gemiddeld 27 fte. Dit beeld wordt herkend en doet zich over de hele breedte van de beleidsvelden voor. Enerzijds is dit te verklaren door onze pragmatische - op realisatie gerichte - werkwijze, anderzijds zitten in de werkzaamheden van de beleidsadviseurs de nodige spanning tussen de urgente uitvoering(-svragen) vanuit samenleving of bestuur en het belangrijke beleidsmatige werk. De laatste komt daardoor stelselmatig in de verdrukking. Naast de lagere formatie voor beleidsadvisering zien we ook lagere formatie voor regievoering.

De formatie op overhead wijkt eveneens sterk af van de benchmark. Leusden heeft 56 fte op overheadtaken. In de benchmark ligt dat 11 fte lager. De overhead categorieën Financiën en Control en Informatisering en Automatisering vertonen de grootste afwijking. De hogere kosten voor Financiën en Control zijn herkenbaar en kwamen ook uit de benchmark van T&G naar voren. Leusden heeft historisch een sterke afdeling financiën. Dit resulteert in een stevige en solide financiële positie en een gemeente die goed scoort bij de provinciaal toezichthouder en in de beoordelingen van de accountant. De recente benchmark naar de financiële positie toont dit aan (zie paragraaf 10).
Op Informatisering en Automatsering hebben we fors hogere kosten. Deze kosten hebben enerzijds te maken met hogere kosten voor ons zaaksysteem (ondersteunen van goede dienstverlening voor de inwoners), het toekomstbestendige werkplekconcept (draadloos), en de cloudstrategie (hogere kosten dan eigen servers).

De overhead van Leusden is hoger dan bij de referentiegemeenten. Leusden heeft ten opzichte van de referentiegemeenten ook veel meer taken uitbesteed. Bij gemeenten met veel uitbestede taken is de overhead relatief hoger. Al eerder is dit door Berenschot onderzocht en vastgelegd in onderstaande grafiek.



Gemeenten die laag zitten in de formatie voor uitvoering hebben relatief een hogere percentage voor overhead. Het percentage uitvoering in Leusden is 36%. Op deze regressielijn komen we dan op een overheadpercentage van circa 37%. Het landelijke gemiddelde is circa 33%. Het overheadpercentage van Leusden is 40%.

In de benchmark worden we vergeleken met 18 gemeenten. Deze gemeenten hebben niet allemaal een recente benchmark uitgevoerd. De verdeling is:

Benchmark in 2016                   7 gemeenten (39%)
Benchmark in 2017                   7 gemeenten (39%)
Benchmark in 2018                   3 gemeenten (16%)
Benchmark in 2019                   1 gemeente (6%)

We worden dus vooral vergeleken met gemeenten die in 2016 en 2017 een benchmark hebben uitgevoerd. De vraag is of de toename in de formatie als gevolg van nieuwe taken (Sociaal Domein, AVG, informatieveiligheid, strengere eisen accountant, energietransitie en klimaatadaptatie) die bij de formatie van Leusden zijn verwerkt ook bij de andere gemeenten al zijn meegenomen. Daarnaast zien we de laatste jaren dat door de aantrekkende economie gemeenten er financieel ook weer beter voorstaan wat weer ruimte biedt om in de jaren daarvoor bezuinigde formatie deels weer terug te draaien. Ook in Leusden is daar sprake van geweest. De vraag is of deze trend ook in de benchmark is verwerkt.

Knelpunten

De Leusdense gemeenteorganisatie is de laatste jaren fors ingekrompen. In 2013 is 9 fte bespaard en vervolgens nog een keer 9 fte bij de interne kerntakendiscussie. Deels is deze formatiereductie omgezet in een flexibele schil. Deze schil wordt gebruikt om incidentele formatieve knelpunten op te lossen.

Wij maken ons zorgen over een aantal ontwikkelingen in de organisatie. De laatste twee à drie jaar zien we de druk op de formatie toenemen. Het ziekteverzuim loopt op. Het was in 2018 hoger dan in 2017, en in het eerste half jaar van 2019 zien we het verder oplopen (naar 8,8% per 1 mei). Hierbij zien we een toename in werk-gerelateerd ziekteverzuim. Daarbij geeft 25% van onze medewerkers aan werkdruk te ervaren. Bij deze mensen is het risico op uitval aanzienlijk. Door het hoge ziekteverzuim komt er meer werk terecht bij naaste collega’s. Integraliteit wordt momenteel gemist in de organisatie. Door de hoeveelheid zieken loopt het management de gaten in het primaire werk dicht. Sturing op mensen en processen vindt daardoor minder plaats en dat wordt gemerkt.

Werkdruk is niet één op één te relateren aan een teveel aan taken of aan te weinig formatie. Wel zien we in de organisatie dat de rek er uit is. Daarom kijken we naast aanpassingen in de structuur van de organisatie en de wijze van aansturen ook naar de formatieve knelpunten. We hebben tijd nodig om de formatieve knelpunten en de oplossingsmogelijkheden nader te onderzoeken. Wij komen hier bij de Najaarsnota op terug.