Overhead

Eén van de wijzigingen van het BBV betreft de kosten van overhead. Deze zijn met ingang van 2017 niet meer onder de beleidsprogramma’s (domeinen) verantwoord maar centraal onder een afzonderlijk taakveld overhead.

Het BBV geeft de volgende definitie van overhead die de gemeenten moeten hanteren: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

Hiermee is de noodzaak van een kostentoerekening aan alle gemeentelijke taken en activiteiten vervallen.

Door de invoering van het taakveld overhead is er een trendbreuk ontstaan in de vergelijking met de jaarrekening 2016.

 

 

 

Alle personeelskosten van de overhead zijn in totaal opgenomen.
De overige kosten zijn per overhead onderdeel gespecificeerd.
De kosten van personeel in het primaire proces zijn rechtstreeks doorberekend aan de betreffende taakvelden.
Overhead onderdelen: personeelskosten, P&O/HRM, facilitaire zaken, automatisering en ICT, communicatie, huisvesting, samenwerking BLNP, tractie en juridische zaken.
Een deel van de overhead is doorberekend aan externe kostendragers (grondbedrijf, onderhoudsvoorzieningen en investeringen). 

 

Lasten en baten Overhead

bedragen x € 1.000	Begroting		Rekening	Saldo
	Primitief	Na wijziging
Lasten	6.817	7.586	7.990	-404
Baten	425	504	663	159
Resultaat voor bestemming	6.392	7.082	7.327	-245
Toevoeging aan reserves	0	360	-264	624
Onttrekking aan reserves	0	795	819	24
Resultaat na bestemming	6.392	6.647	6.244	403

 

Specificatie taakveld 0.4 overhead (per onderdeel)

bedragen x € 1.000		Lasten		Baten		Saldo
		Begroting	Rekening	Begroting	Rekening
	Personeelskosten	5.299	5.862	98	141	-520
	P&O/HRM	374	278	0	0	96
	Facilitair	377	327	0	0	50
	ICT	816	724	0	0	92
	Communicatie	34	32	0	0	2
	Huisvesting	514	570	0	6	-50
	Samenwerking BLNP	31	21	0	0	10
	Tractie	45	51	0	0	-6
	Juridische zaken	96	125	0	0	-29
	Toerekening aan grondexpl./investeringen	0	0	406	516	110
0.4	Overhead	7.586	7.990	504	663	-245
0.10	Mutaties reserves	360	-264	795	819	648
	Resultaat na bestemming	7.946	7.726	1.299	1.482	403

 

Verschillenanalyse onderdeel overhead

Hieronder is een analyse opgenomen van de verschillen tussen de begroting en de gerealiseerde cijfers van 2017. Weergegeven worden de verschillen per onderdeel overhead groter dan € 50.000.

Verschillen in salarissen en sociale lasten (totaal voordeel van € 227.000)
In totaal is er een voordelig saldo op alle salarissen en sociale lasten van € 227.000 ontstaan, dit is verdeeld in voor- en nadelen op diverse taakvelden.
• Bij de invoering in 2017 van nieuwe BBV regels en het nieuwe rekeningschema in verband met de samenwerking BLNP-gemeenten, zijn de primitieve ramingen in grote lijnen verdeeld. De werkelijke cijfers wijken hier op een aantal plaatsen vanaf. De begroting in 2018 is hier op aangepast.
• Het totale voordelige saldo van € 227.000 wordt veroorzaakt doordat een aantal medewerkers uit dienst is gegaan waarvoor niet direct vervanging is geweest. Daarnaast zijn er extra middelen aangevraagd waarvan de invulling later is gerealiseerd of waarvoor inhuur is geweest. Bij de inhuur geeft dit op een aantal taakvelden dan ook een nadeel. Ook is er een voordeel te constateren op de diverse vergoedingen, zoals stage, woon/werk etc.

Personeelskosten € 520.000 (nadeel)
• De verkoop grond gemeentehuis van € 625.000 was als incidentele baat geraamd maar wordt verantwoord als overige baat via de Algemene dekkingsmiddelen (taakveld overige baten en lasten). Dit geeft nu een nadeel van € 625.000. De incidentele baten en lasten gemeentehuis worden geëgaliseerd via de reserve flexibel deel. Daarom valt het nadeel op dit taakveld weg tegen het voordeel bij de reserves.
• Voorgesteld wordt om € 186.000 over te hevelen naar 2018 voor de inhuur rondom de uitvoering van het i-Plan en € 13.000 voor de inhuur van management projectondersteuning. Zie ook het voorstel bestemming rekeningresultaat 2017.
Zonder bovenstaande bedragen wordt het resultaat op dit onderdeel personeelskosten € 94.000 (nadeel).
De belangrijkste verschillen zijn:
• Nadeel op inhuur € 33.000, dit zijn met name meer kosten voor digitalisering door extra inzet op papierloos werken.
• Het verschil in salarissen geeft een nadeel van € 99.000 (zie verklaring salarissen bij overhead).
• Nadeel van € 31.000 op het decentraal opleidingsbudget (zie ook het voordeel op het centraal opleidingsbudget bij het onderdeel P&O/HRM). De overschrijding in 2017 wordt vooral veroorzaakt door de kosten van trainingen op het gebied van netwerken en profilering in het kader van Samenleving Voorop (€ 18.300). Daarnaast neemt het personeelsverloop in onze organisatie toe. Nieuwe medewerkers vragen extra opleidingskosten.
• Een voordeel op afschrijvingen van € 75.000, voornamelijk door uitgestelde vervangingsinvesteringen.

P&O/HRM € 96.000 (voordeel)
• Een voordeel van € 83.000 op het centraal opleidingsbudget (zie ook het nadeel op het decentraal opleidingsbudget bij het onderdeel personeelskosten). Geplande opleidingen onder andere in verband met de organisatievisie hebben niet in 2017 plaatsgevonden.

Facilitair € 50.000 (voordeel)
• Dit is een voordeel op archiefkosten. We hebben minder meters nodig bij archief Eemland omdat er meer zaken gedigitaliseerd zijn. Voor zowel 2017 als ook 2016 zijn deze mindere meters afgerekend.

ICT € 92.000 (voordeel)
• Voorgesteld wordt om hiervan € 80.000 over te hevelen naar 2018 voor software i-Plan en € 22.000 voor beveiliging ICT en audits. Zie ook het voorstel bestemming rekeningresultaat 2017.

Huisvesting € 50.000 (nadeel)
• € 15.000 extra huurkosten voor de gekozen tijdelijke huisvesting t.o.v. de business-case.
• € 35.000 meer uitgaven voor diverse onderhouds- en schoonmaakwerkzaamheden.

Toerekening aan grondexploitatie/investeringen € 110.000 (voordeel)
• Er is voor € 156.000 meer aan het grondbedrijf toegerekend (interne uren en overhead).
• Het daarna resterende nadeel van € 46.000 betreft de uren en overhead die minder aan de kapitaalwerken konden worden doorberekend.

Mutaties reserves € 648.000 (voordeel)
• Dit voordeel valt voor € 625.000 weg tegen het nadeel op onderdeel personeelskosten (verkoop grond gemeentehuis).

 

De kosten van overhead kunnen worden uitgedrukt in een percentage. Het BBV schrijft voor dat hiervoor een indicator moet worden opgenomen in de begroting. Deze indicator (zie ook onderdeel BBV indicatoren) drukt de totale overheadkosten uit in het percentage van het totaal van de lasten exclusief toevoegingen aan reserves. Dit levert een percentage van 11,2% (begroting 13%).

Dit is echter niet het percentage dat wordt toegepast voor de toerekening van de overhead.
De overheadkosten van Leusden bedragen € 7.062.593.
De apparaatskosten die toe te rekenen zijn aan het primaire proces bedragen € 7.067.611.
Het overheadpercentage komt hiermee op 99,9%. (€ 7.063.000 / € 7.068.000 * 100 = 99,9%)
In de programmabegroting 2017 is een overheadpercentage van 105,8% berekend. Het verschil tussen deze overheadpercentages kan worden verklaard door de gerealiseerde kosten voor externe inhuur in het primaire proces. Deze waren voor de primitieve begroting niet geraamd en maakten dus geen onderdeel uit van het berekende overheadpercentage.

 

De vanaf 2017 verplicht op te nemen beleidsindicatoren komen voor de programma's van de bron waarstaatjegemeente.nl. Voor het onderdeel bestuur en organisatie zijn ook vijf indicatoren ontwikkelt die echter door de gemeente uit de eigen gegevens of de eigen begroting overgenomen moeten worden omdat er geen landelijke bron beschikbaar is. Omdat het gaat om indicatoren betreffende de organisatie nemen wij ze op bij het onderdeel overhead.

Indicator	Eenheid	Leusden
Formatie	fte per 1.000 inwoners	4,704 fte
Bezetting	fte per 1.000 inwoners	4,800 fte
Apparaatskosten	kosten per inwoner	€ 476,18
Externe inhuur	kosten externe inhuur als % van totale loonsom	19,22%
Overhead	overhead in % van totale lasten	11,2%