Overhead

Eén van de wijzigingen van het BBV betreft de kosten van overhead. Deze worden met ingang van 2017 niet meer onder de beleidsprogramma’s (domeinen) verantwoord maar centraal onder een afzonderlijk taakveld overhead. Hiermee vervalt de noodzaak van een complexe en veelal ondoorzichtige kostentoerekening aan alle gemeentelijke taken en activiteiten. Hierdoor wordt de begroting transparanter en kan de raad beter sturen op de kosten van overhead. Daarnaast kan door het hanteren van een eenduidige systematiek een betere vergelijking worden gemaakt met andere gemeenten. Door de invoering van het taakveld overhead ontstaat er wel eent trendbreuk in de vergelijking tussen de begroting 2017 en de begroting 2016 (en jaarrekening 2015).

 Het BBV geeft de definitie van overhead die de gemeenten moeten hanteren:

alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

 Tot de overhead behoren de volgende taken en functies:

• Leidinggevenden primaire proces
• Financiën, toezicht en controle gericht op eigen organisatie
• P&O/HRM
• Inkoop
• Interne en externe communicatie
• Juridische zaken
• Bestuurszaken en bestuursondersteuning
• Informatievoorziening en automatisering (ICT)
• Facilitaire zaken en Huisvesting
• Document informatievoorziening (DIV)
• Managementondersteuning primaire proces

Deze kosten worden verantwoord op het taakveld overhead. De kosten van personeel in het primaire proces worden rechtstreeks doorberekend aan de betreffende taakvelden.

Hiervoor hebben wij aangeven welke definitie het BBV hanteert voor de overhead en welke taken hiertoe behoren. Deze definitie hebben wij toegepast voor het bepalen van de overhead. Voor het specificeren van de overheadkosten hanteren wij een andere indeling. De personeelskosten splitsen wij niet uit naar bovenstaande onderdelen van de overhead. Wij zien hier geen toegevoegde waarde in omdat deze uitsplitsing zonder tijdregistratie niet zuiver is te maken. Wij kiezen er daarom voor om de personeelskosten van de overhead te totaliseren en de overige kosten per overhead onderdeel te specificeren.

Toerekening grondexploitaties en investeringen

In het BBV is voor de grondexploitaties en investeringen een uitzondering gemaakt voor wat betreft het centraal begroten en verantwoorden. Deze uitzondering is gemaakt omdat het niet toerekenen van de overhead zou leiden tot een nadelig resultaat. De jaarlijkse last zou dan namelijk ineens ten laste van het begrotingsresultaat moeten worden gebracht in plaats van deze toe te rekenen aan het grondbedrijf, de onderhoudsvoorzieningen en de investeringen. De overhead die door wordt berekend aan deze externe kostendragers bedraagt € 0,4 miljoen.

Aan de leges en tarieven worden op de taakveldengeen overheadkosten toegerekend. Wel worden de overheadkosten extracomptabel toegerekend ten behoeve van de tariefstelling  en om aan te tonen dat de gemeente met deze heffingen geen winst maakt. Hierbij wordt hetzelfde overheadpercentage gebruikt als voor de toerekening aan grondexploitaties en investeringen.

De kosten van overhead kunnen worden uitgedrukt in een percentage. Het BBV schrijft voor dat hiervoor een indicator moet worden opgenomen in de begroting. Deze indicator (zie ook onderdeel BBV indicatoren) drukt de totale overheadkosten in het percentage van het totaal van de lasten exclusief toevoegingen aan reserves. Dit levert een percentage op van 13%. Dit is echter niet het percentage dat wordt toegepast voor de toerekening van de overhead. De overheadkosten van Leusden bedragen € 6.795.000. De direct aan de taakvelden toe te rekenen kosten bedragen € 6.338.000. Het overheadpercentage komt hiermee op 105,8%.

In de paragraaf bedrijfsvoering noemen wij een overheadpercentage van 39%. Dit overheadpercentage is gekoppeld aan de interne kerntakendiscussie die moet leiden tot een daling van dit percentage richting het gemiddelde van 33%. Dit percentage is gekoppeld aan de overheaddefinitie van Berenschot. Het percentage drukt uit het aantal fte van de overhead in verhouding tot het totale aantal fte. De definitie die hierbij wordt gehanteerd wijkt weer af van de definitie die in het BBV wordt gehanteerd. Zo wordt bijvoorbeeld anders omgegaan met leidinggevenden. Bij Berenschot worden leidinggevenden met inhoudelijke taken voor dat deel niet toegerekend aan de overhead. In de BBV definitie wordt elke leidinggevende voor 100% toegerekend aan de overhead.

De vanaf 2017 verplicht op te nemen beleidsindicatoren komen voor de programma's van de bron waarstaatjegemeente.nl. Voor het onderdeel bestuur en organisatie zijn ook vijf indicatoren ontwikkelt die echter door de gemeente uit de eigen gegevens of de eigen begroting overgenomen moeten worden omdat er geen landelijke bron beschikbaar is. Omdat het gaat om indicatoren betreffende de organisatie nemen wij ze op bij het onderdeel overhead.