Overhead

De kosten van overhead worden niet meer onder de beleidsprogramma's (domeinen) verantwoord maar onder een afzonderlijk taakveld overhead. Het BBV geeft de definitie van overhead die de gemeenten moeten hanteren: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

Specificatie van de overhead
De personeelskosten van de gehele overhead zijn in totaal opgenomen en niet per overhead-onderdeel gespecificeerd.
De personeelskosten van het primaire proces zijn rechtstreeks doorberekend aan de betreffende taakvelden.
De overige kosten zijn per overhead-onderdeel gespecificeerd.
Wij kennen de volgende overhead-onderdelen: personeelskosten, P&O/HRM, facilitaire zaken, huisvesting, automatisering en ICT, juridische zaken en communicatie.
Een deel van de overhead is doorberekend aan externe kostendragers (grondbedrijf, onderhoudsvoorzieningen en investeringen).

 

Lasten en baten Overhead
bedragen x € 1.000	Begroting		Rekening	Saldo
	Primitief	Na wijziging
Lasten	7.580	8.033	8.312	-279
Baten	583	827	1.046	219
Resultaat voor bestemming	6.997	7.206	7.266	-60
Toevoeging reserves	0	15	15	0
Onttrekking reserves	30	131	113	-18
Resultaat na bestemming	6.967	7.090	7.168	-78

Verschuiving binnen overhead van primitieve lasten per onderdeel
De afschrijvingslasten binnen de overhead zijn primitief verdeeld over facilitaire zaken, huisvesting en automatisering/ICT.
Om dit proces efficienter te laten verlopen hebben we in 2019 geen uitsplitsing meer gemaakt en is een apart onderdeel
'afschrijvingen overhead' opgenomen in de tabel specificatie overhead.
De primitieve begroting 2019 is hier budgettair neutraal op aangepast.
Ook een kleine primitieve correctie in de lasten tussen de onderdelen personeel en P&O/HRM.
De verdeling van de onderdelen in de primitieve begroting 2019 is daarom voor de lasten volgens onderstaand overzicht aangepast.
bedragen x € 1.000		Lasten
		Primitief	Brugstaat	Primitief
	Personeel	4.878	96	4.974
	P&O/HRM	430	-96	334
	Facilitair	527	-43	484
	Huisvesting	651	-407	244
	ICT	1.001	-352	649
	Juridisch	30	0	30
	Communicatie	63	0	63
	Toerekening aan grondexploitaties/investeringen	0	0	0
	Afschrijvingen	0	802	802
0.4	Overhead	7.580	0	7.580
0.10	Mutaties reserves	0	0	0
	Resultaat na bestemming	7.580	0	7.580
Specificatie taakveld 0.4 overhead (per onderdeel)
bedragen x € 1.000		Lasten			Baten			Saldo
		Primitief	Begroting	Rekening	Primitief	Begroting	Rekening
	Personeel	4.974	5.214	5.415	88	135	378	42
	P&O/HRM	334	517	462	0	0	0	55
	Facilitair	484	466	483	0	0	0	-17
	Huisvesting	244	342	421	24	102	136	-45
	ICT	649	649	707	0	0	0	-58
	Juridisch	30	43	72	0	0	0	-29
	Communicatie	63	65	57	0	0	0	8
	Toerekening aan grondexploitaties/investeringen	0	0	0	471	590	532	-58
	Afschrijvingen	802	737	695	0	0	0	42
0.4	Overhead	7.580	8.033	8.312	583	827	1.046	-60
0.10	Mutaties reserves	0	15	15	30	131	113	-18
	Resultaat na bestemming	7.580	8.048	8.327	613	958	1.159	-78

Verschillenanalyse onderdeel overhead
Hieronder is een analyse opgenomen van de verschillen tussen de begroting en de gerealiseerde cijfers van 2019. Weergegeven worden de belangrijkste verschillen per onderdeel overhead groter dan € 50.000.

 

P&O/HRM € 55.000 (voordeel)
• Er was geen inzet nodig voor specialistisch advies bij gecompliceerde arbeidsrechtelijke zaken, voordeel € 10.000
• Op het centraal opleidingsbudget is € 29.000 overgebleven. 
• Overig per saldo voordeel van € 17.000

Huisvesting € 45.000 (nadeel)
• Dit wordt veroorzaakt door meerkosten op schoonmaak, beveiliging en dagelijks onderhoud.

ICT € 58.000 (nadeel)
• Om het risico op datalekken met e-mail te verkleinen is een systeemoplossing geïmplementeerd. Er zijn diverse privacy onderzoeken uitgevoerd. Een nadeel van € 10.000.
• Er zijn incidentele kosten gemaakt voor de migratie naar Office 365. Omdat de verouderde versie niet langer ondersteund wordt zijn upgrades uitgevoerd. Daarnaast aansluiting op externe systemen. Totaal nadeel € 48.000

Toerekening aan grondexploitaties/investeringen € 58.000 (nadeel)
• Vanuit het grondbedrijf is er € 133.000 minder toegerekend aan interne uren en overhead (nadeel). Dit komt doordat voor fase 4 van Valleipark niet langer ingezet wordt op realisatie van woningbouw. Het wordt nu groen en de kosten daarvoor zijn lager. Ook zijn er enkele projecten doorgeschoven in de tijd (o.a. De Plantage).
• Aan kapitaalwerken (civiele projecten) is voor € 75.000 meer toegerekend dan begroot (voordeel). Door de jaren heen kan er in enig jaar een voordeel of een nadeel ten opzichte van de begroting ontstaan. In 2019 leidt deze toerekening tot een voordeel.

0.10 Mutaties reserves € 18.000 (nadeel)
• Zie onderdeel personeel
€ 20.000 nadeel interimmanager
• Overig per saldo voordeel € 2.000

Verschillen in salarissen en sociale lasten (totaal voordeel van € 24.000)
De totale raming voor salarissen en sociale lasten is bijna € 11,6 miljoen. Hiervan blijft in 2019 een bedrag van € 24.000 over. Maar omdat dit totale bedrag voor salarissen in de administratie verdeeld staat over een groot aantal taakvelden (41 ramingen) geeft dit op een aantal taakvelden een voor- of nadeel. Deze voor- of nadelen zijn op sommige taakvelden onderdeel van de verschillenanalyse geworden.

 

De kosten van overhead kunnen worden uitgedrukt in een percentage. Deze indicator (onderdeel van de BBV indicatoren) drukt de totale overheadkosten in het percentage van het totaal van de lasten exclusief toevoegingen aan reserves. Dit levert een percentage op van 10,07% (begroting 12,12%).

Dit is echter niet het percentage dat wordt toegepast voor de toerekening van de overhead.
De overheadkosten van Leusden bedragen € 7.266.182
De apparaatskosten die toe te rekenen zijn aan het primaire proces bedragen € 8.334.223
Het overheadpercentage komt hiermee op 87,18%.
In de programmabegroting 2019 is een overheadpercentage van 102,4% berekend. Het verschil tussen deze overheadpercentages kan worden verklaard doordat de kostenstijging binnen het primaire proces hoger is dan binnen de overhead. Dit komt met name door de gerealiseerde kosten voor externe inhuur. Het gerealiseerde percentage van de inhuur is 23,99% (begroting 3,34%). Zie voor toelichting onderdelen kengetallen organisatie en lasten en baten in de paragraaf E. Bedrijfsvoering.

 

 

 

De verplicht op te nemen beleidsindicatoren komen voor de programma's van de bron waarstaatjegemeente.nl.
Voor het onderdeel bestuur en organisatie zijn ook vijf indicatoren ontwikkelt die echter door de gemeente uit de eigen gegevens of de eigen begroting overgenomen moeten worden omdat er geen landelijke bron beschikbaar is.
Omdat het gaat om indicatoren betreffende de organisatie nemen wij ze op bij het onderdeel overhead.

Indicator	Eenheid	Leusden Rekening 2018	Leusden Begroting 2019	Leusden Rekening..2019
Formatie	fte per 1.000 inwoners	4,839 fte	4,732 fte	4,779 fte
Bezetting	fte per 1.000 inwoners	4,562 fte	4,404 fte	4,536 fte
Apparaatskosten	kosten per inwoner	€ 494,97	€ 454,44	€ 513,15
Externe inhuur	kosten externe inhuur als % van totale loonsom	20,94 %	3,34 %	23,99 %
Overhead	overhead in % van totale kosten	11,90 %	12,12 %	10,07 %

Een toelichting is opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering.