Overhead

De kosten van overhead worden niet meer onder de beleidsprogramma’s (domeinen) verantwoord maar onder een afzonderlijk taakveld overhead. Het BBV geeft de volgende definitie van overhead: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

 

Specificatie van de overhead

De personeelskosten van de gehele overhead zijn in totaal opgenomen.
De personeelskosten in het primaire proces zijn rechtstreeks doorberekend aan de betreffende taakvelden.
De overige kosten zijn per overhead onderdeel gespecificeerd.
Overhead onderdelen: personeelskosten, P&O/HRM, facilitaire zaken, huisvesting, automatisering en ICT, juridische zaken en communicatie.
Een deel van de overhead is doorberekend aan externe kostendragers (grondbedrijf, onderhoudsvoorzieningen en investeringen).

Lasten en baten Overhead
bedragen x € 1.000	Begroting		Rekening	Saldo	aaa
	Primitief	Na wijziging
Lasten	7.042	8.185	8.225	-40
Baten	385	1.024	866	-158
Resultaat voor bestemming	6.657	7.161	7.359	-198
Toevoeging reserves	65	65	0	65
Onttrekking reserves	30	722	643	-79
Resultaat na bestemming	6.692	6.504	6.716	-212

Specificatie taakveld 0.4 overhead (per onderdeel)
bedragen x € 1.000	Lasten		Baten		Saldo
	Begroting	Rekening	Begroting	Rekening		aaa
Personeel	5.139	5.158	202	269	48
P&O/HRM	507	519	0	0	-12
Facilitair	500	542	0	0	-42
Huisvesting	990	913	30	30	77
ICT	958	970	0	0	-12
Juridisch	36	60	0	0	-24
Communicatie	55	63	0	0	-8
Toerekening aan grondexploitaties/investeringen	0	0	792	567	-225
0.4 Overhead	8.185	8.225	1.024	866	-198
0.10 Mutaties reserves	65	0	722	643	-14
Resultaat na bestemming	8.250	8.225	1.746	1.509	-212

Verschillenanalyse

Hieronder is een analyse opgenomen van de verschillen tussen de begroting en de gerealiseerde cijfers van 2018. Weergegeven worden de belangrijkste verschillen per onderdeel overhead groter dan € 50.000.

Huisvesting € 77.000 (voordeel)
• Op de inrichting tijdelijke huisvesting en de verhuisbewegingen bleef € 66.000 over. Dit voordeel valt weg tegen het nadeel bij de mutaties in de reserves.
• Overig € 11.000 (per saldo voordeel).

Toerekening aan grondexploitaties/investeringen € 225.000 (nadeel)
• De toe te rekenen interne plankosten vanuit de algemene dienst aan de grondexploitatie zijn over 2018 lager uitgevallen dan geraamd. Onder de interne plankosten vallen zowel de interne planontwikkelingskosten (POK) als de interne kosten voorbereiding, administratie en toezicht (VAT). De lagere toerekening is met name het gevolg van een lagere toerekening van VAT kosten van € 208.000 aan de grondexploitaties Valleipark en Buitenplaats. Bij het opstellen van de jaarrekening worden aan de grondexploitaties de kosten voor VAT toegerekend als VAT-percentage van de gerealiseerde kosten voor bouw- en woonrijp maken per grondexploitatie. Doordat de kosten voor bouw- en woonrijp maken over 2018 significant lager uitvallen dan geraamd worden ook minder interne VAT-kosten toegerekend aan de grondexploitaties. Binnen Valleipark en Buitenplaats betreft het met name een verschuiving naar latere jaren van de kosten voor bouw- en woonrijp maken.

Op basis van de actualisatie grondexploitaties is in meerjarenperspectief sprake van een hogere toerekening. Vanuit dit perspectief kan de lagere doorbelasting in 2018 dan ook als verschuiving van interne plankosten naar de periode 2019-2022 worden gezien.

0.10 Mutaties reserves € 14.000 (nadeel)
• Omdat op huisvesting minder uitgaven zijn gedaan (tijdelijke huisvesting en verhuisbewegingen) zijn deze bedragen ook niet onttrokken uit de reserves; € 66.000 nadeel.
• De per saldo geraamde besparing samenwerking bedrijfsvoering zijn in de najaarsnota 2018 afgeraamd en worden dus ook niet toegevoegd aan de reserve; € 52.000 voordeel.

De kosten van overhead kunnen worden uitgedrukt in een percentage. Het BBV schrijft voor dat hiervoor een indicator moet worden opgenomen in de jaarrekening. Deze indicator (zie ook onderdeel BBV indicatoren) drukt de totale overheadkosten uit in het percentage van het totaal van de lasten exclusief toevoegingen aan reserves.
Dit levert een percentage van 11,90% (begroting 12,17%).

Dit is echter niet het percentage dat wordt toegepast voor de toerekening van de overhead.
De overheadkosten van Leusden bedragen € 7.358.913.
De apparaatskosten die toe te rekenen zijn aan het primaire proces bedragen € 7.503.923.
Het overheadpercentage komt hiermee op 98,07%. (€ 7.358.913 / € 7.503.923 * 100 = 98,07%)
In de programmabegroting 2018 is een overheadpercentage van 104,40% berekend. Het verschil tussen deze overheadpercentages kan worden verklaard doordat de kostenstijging binnen het primaire proces hoger is dan binnen de overhead. Dit komt met name door de gerealiseerde kosten voor externe inhuur. Het gerealiseerde percentage van de inhuur is 20,94% (begroting 4%). Zie ook onderdeel lasten en baten in de paragraaf Bedrijfsvoering.

De verplicht op te nemen beleidsindicatoren komen voor de programma's van de bron waarstaatjegemeente.nl.

Voor het onderdeel bestuur en organisatie zijn ook vijf indicatoren ontwikkelt die echter door de gemeente uit de eigen gegevens of de eigen begroting overgenomen moeten worden omdat er geen landelijke bron beschikbaar is. Omdat het gaat om indicatoren betreffende de organisatie nemen wij ze op bij het onderdeel overhead. 

Indicator	Eenheid	Leusden
Formatie	fte per 1.000 inwoners	4,839 fte
Bezetting	fte per 1.000 inwoners	4,562 fte
Apparaatskosten	kosten per inwoner	€ 494,97
Externe  inhuur	kosten externe inhuur als % van totaal loonsom	20,94 %
Overhead	overhead in % van totale lasten	11,90 %