Overhead

Het BBV geeft de volgende definitie van overhead die de gemeenten moeten hanteren: ‘alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces’. Door deze definitie is er een betere vergelijking te maken met andere gemeenten en kan de raad beter sturen op de kosten van de overhead. Tot de overhead behoren de volgende taken en functies:

• Leidinggevenden primaire proces
• Financiën, toezicht en controle gericht op eigen organisatie
• P&O/HRM
• Inkoop
• Interne en externe communicatie
• Juridische zaken
• Bestuurszaken en bestuursondersteuning
• Informatievoorziening en automatisering (ICT)
• Facilitaire zaken, Wagenpark en Huisvesting
• Document informatievoorziening (DIV)
• Managementondersteuning primaire proces

Deze kosten worden verantwoord op het taakveld overhead. De kosten van personeel in het primaire proces worden rechtstreeks doorberekend aan de betreffende taakvelden.

Hiervoor hebben wij aangeven welke definitie het BBV hanteert voor de overhead en welke taken hiertoe behoren. Deze definitie hebben wij toegepast voor het bepalen van de overhead. Voor het specificeren van de overheadkosten hanteren wij een andere indeling. De personeelskosten splitsen wij niet uit naar bovenstaande onderdelen van de overhead. Wij zien hier geen toegevoegde waarde in omdat deze uitsplitsing zonder tijdregistratie niet zuiver is te maken. Wij kiezen er daarom voor om de personeelskosten van de overhead te totaliseren en de overige kosten per overhead onderdeel te specificeren.

Afschrijvingen overhead

De afschrijvingslasten binnen de overhead betreft investeringen en vervangingen bij facilitaire zaken, huisvesting en automatisering/ICT. Voorgaande jaren zijn deze lasten vanuit het afschrijvingsbudget verdeeld naar de betreffende onderdelen. Om dit proces efficiënter te laten verlopen wordt er geen uitsplitsing meer gemaakt en is een apart onderdeel ‘afschrijvingen overhead’ opgenomen in de tabel specificatie overhead. Het betreft een budgettair neutrale verschuiving.

Toerekening grondexploitaties en investeringen

In het BBV is voor de grondexploitaties en investeringen een uitzondering gemaakt voor wat betreft het centraal begroten en verantwoorden. Deze uitzondering is gemaakt omdat het niet toerekenen van de overhead zou leiden tot een nadelig resultaat. De jaarlijkse last zou dan namelijk ineens ten laste van het begrotingsresultaat moeten worden gebracht in plaats van deze toe te rekenen aan het grondbedrijf, de onderhoudsvoorzieningen en de investeringen. De overhead die door wordt berekend aan deze externe kostendragers bedraagt € 0,5 miljoen. Ten opzichte van voorgaand jaar is dit gelijk gebleven.

Aan de leges en tarieven worden op de taakvelden geen overheadkosten toegerekend. Wel worden de overheadkosten extracomptabel toegerekend ten behoeve van de tariefstelling en om aan te tonen dat de gemeente met deze heffingen geen winst maakt. Hierbij wordt hetzelfde overheadpercentage gebruikt als voor de toerekening aan grondexploitaties en investeringen.

De kosten van overhead kunnen worden uitgedrukt in een percentage. Het BBV schrijft voor dat hiervoor een indicator moet worden opgenomen in de begroting. Deze indicator (zie ook onderdeel BBV indicatoren) drukt de totale overheadkosten in het percentage van het totaal van de lasten exclusief toevoegingen aan reserves. Dit levert een percentage op van 11,47%. Ten opzichte van voorgaand jaar is dit percentage met 0,65% gedaald.

Dit is echter niet het percentage dat wordt toegepast voor de toerekening van de overhead. De overheadkosten bedragen € 7.123.050 en de direct aan de taakvelden toe te rekenen kosten bedragen € 7.023.150. Het overheadpercentage komt hiermee op 101,4%. Dit is een daling van 1% ten opzichte van voorgaand jaar. De kosten van de overhead zijn per saldo gestegen met € 126.000 en de kosten toe te rekenen aan de taakvelden binnen het primaire proces zijn gestegen met € 187.000. Naar verhouding zijn de kosten van de overhead minder gestegen dan in het primaire proces waardoor het percentage daalt, zie ook paragraaf E Bedrijfsvoering voor de verantwoording van de apparaatskosten.

De verplicht op te nemen beleidsindicatoren komen voor de programma's van de bron waarstaatjegemeente.nl. Voor het onderdeel bestuur en organisatie zijn ook vijf indicatoren ontwikkeld die echter door de gemeente uit de eigen gegevens of de eigen begroting overgenomen moeten worden omdat er geen landelijke bron beschikbaar is. De indicatoren met betrekking tot de formatie, bezetting, externe inhuur en apparaatskosten hebben wij opgenomen in de paragraaf E bedrijfsvoering. De overhead indicator is hieronder opgenomen: