Overhead

De kosten van overhead worden niet meer onder de beleidsprogramma's (domeinen) verantwoord maar onder een afzonderlijk taakveld overhead. Het BBV geeft de volgende definitie van overhead die de gemeenten moeten hanteren: ‘alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces’. Door deze definitie is er een betere vergelijking te maken met andere gemeenten en kan de raad beter sturen op de kosten van de overhead. Tot de overhead behoren de volgende taken en functies:

• Leidinggevenden primaire proces
• Financiën, toezicht en controle gericht op eigen organisatie
• P&O/HRM
• Inkoop
• Interne en externe communicatie
• Juridische zaken
• Bestuurszaken en bestuursondersteuning
• Informatievoorziening en automatisering (ICT)
• Facilitaire zaken, Wagenpark en Huisvesting
• Document informatievoorziening (DIV)
• Managementondersteuning primaire proces

Deze kosten worden verantwoord op het taakveld overhead. De kosten van personeel in het primaire proces worden rechtstreeks doorberekend aan de betreffende taakvelden.

Hiervoor hebben wij aangeven welke definitie het BBV hanteert voor de overhead en welke taken hiertoe behoren. Deze definitie hebben wij toegepast voor het bepalen van de overhead. Voor het specificeren van de overheadkosten hanteren wij een andere indeling. De personeelskosten splitsen wij niet uit naar bovenstaande onderdelen van de overhead. Wij zien hier geen toegevoegde waarde in omdat deze uitsplitsing zonder tijdregistratie niet zuiver is te maken. Wij kiezen er daarom voor om de personeelskosten van de overhead te totaliseren en de overige kosten per overhead onderdeel te specificeren.

Personeel	Loonkosten van personeel die niet direct toe te rekenen zijn aan een taakveld, zoals alle leidinggeven aan het primaire proces, financiën, P&O, ICT, Inkoop, Juridische zaken, Bestuurszaken en ondersteuning.
P&O/HRM	Kosten personeelsbeheer, zoals opleidingskosten, reis- en verblijfskosten, stagevergoedingen, piketdienst, trainingen, werving en selectie, arbodienst en het voeren van de administratie.
Facilitaire zaken	Kosten voor verzekeringen, waterverbruik, abonnementen, catering, telefoonkosten, reproductiekosten, kantoorbenodigdheden en wagenpark.
Huisvesting	Kosten voor kantoorruimten betreffende gebruik algemene gemeentelijke taken, zoals de gemeentehuis, receptie, kantine, fietsenstalling, schoonmaakkosten en onderhouden/aanschaf van meubilair.
Automatisering en ICT	Kosten voor aanschaf van hardware en software, licenties, onderhoud, systeem- en netwerk beheer, helpdesk, applicatiebeheer en ondersteuning van medewerkers. Automatiserings- en ICT kosten worden indien van toepassing direct toegerekend aan een taakveld. De overgebleven kosten zijn verantwoord onder overhead.
Juridische Zaken	Kosten voor juridisch advies, proceskosten en schadevergoeding.
Communicatie	Kosten voor interne en externe communicatie.

 

Toerekening grondexploitaties en investeringen

In het BBV is voor de grondexploitaties en investeringen een uitzondering gemaakt voor wat betreft het centraal begroten en verantwoorden. Deze uitzondering is gemaakt omdat het niet toerekenen van de overhead zou leiden tot een nadelig resultaat. De jaarlijkse last zou dan namelijk ineens ten laste van het begrotingsresultaat moeten worden gebracht in plaats van deze toe te rekenen aan het grondbedrijf, de onderhoudsvoorzieningen en de investeringen. De overhead die door wordt berekend aan deze externe kostendragers bedraagt € 0,45 miljoen. Ten opzichte van de begroting 2020 is dit nagenoeg gelijk gebleven.

Aan de leges en tarieven worden op de taakvelden geen overheadkosten toegerekend. Wel worden de overheadkosten extracomptabel toegerekend ten behoeve van de tariefstelling en om aan te tonen dat de gemeente met deze heffingen geen winst maakt. Hierbij wordt hetzelfde overheadpercentage gebruikt als voor de toerekening aan grondexploitaties en investeringen.

De kosten van overhead kunnen worden uitgedrukt in een percentage. Deze indicator (onderdeel van de BBV indicatoren) drukt de totale overheadkosten in het percentage van het totaal van de lasten exclusief toevoegingen aan reserves. Dit levert een percentage op van 12,5%. Ten opzichte van de begroting 2020 is dit percentage met 1,0% gestegen.

De overheadkosten bedragen € 7.917.659.
De apparaatskosten die toe te rekenen zijn aan het primaire proces bedragen € 7.733.380.
Het overheadpercentage komt hiermee op 102,4%.
Dit is een stijging van 1 ,0 ten opzichte van de begroting 2020 (101,4%).

De overheadskosten zijn per saldo gestegen met € 795.000.
De apparaatskosten die toe te rekenen zijn aan het primaire proces zijn gestegen met € 710.000.
Naar verhouding zijn de kosten van de overhead meer gestegen dan in het primaire proces waardoor het overheadspercentage stijgt.

De stijging binnen de overhead (€ 795.000) wordt veroorzaakt door hogere personeelskosten van € 300.000 in verband met loonontwikkelingen en € 380.000 voor tijdelijke en structurele formatie uitbreidingen, zoals organisatieontwikkeling en nieuw beleid. Een andere oorzaak betreft incidentele kosten van € 60.000 op facilitaire zaken voor een taxatie ten behoeve van de verzekering en een bijdrage in de kosten van het Eetwerkcafé. Daarnaast is er een toename van € 55.000 op de ICT kosten met name door wettelijke ontwikkelingen op informatieveiligheid.

Voor de verantwoording van de apparaatskosten in het primaire proces, zie onderdeel lasten en baten in de paragraaf E Bedrijfsvoering.

In onderstaande tabel zijn de bedragen bij de begroting 2020 inclusief de vastgestelde besluiten in de eerste helft van 2020, zoals voorjaarsnota, Organisatie Ontwikkeling, actualisatie grondexploitaties.

bedragen x € 1.000
Specificatie overhead	Werkelijk 2019	Begroting 2020	Begroting 2021	MJR 2022	MJR 2023	MJR 2024
Personeel	-5.037	-5.731	-5.652	-5.634	-5.374	-5.374
P&O/HRM	-462	-384	-383	-406	-404	-406
Facilitair	-483	-400	-460	-400	-400	-400
Huisvesting	-285	-296	-311	-337	-344	-344
ICT	-707	-682	-702	-700	-700	-700
Juridisch	-72	-30	-30	-30	-30	-30
Communicatie	-57	-64	-64	-64	-64	-64
Afschrijvingen overhead	-695	-750	-764	-784	-785	-828
Toerekening aan grondexploitaties/investeringen	532	556	448	404	390	390
Totaal	-7.266	-7.781	-7.918	-7.951	-7.711	-7.756

 De verplicht op te nemen beleidsindicatoren komen voor de programma's van de bron waarstaatjegemeente.nl. Voor het onderdeel bestuur en organisatie zijn ook vijf indicatoren ontwikkelt die echter door de gemeente uit de eigen gegevens of de eigen begroting overgenomen moeten worden omdat er geen landelijke bron beschikbaar is. Omdat het gaat om indicatoren betreffende de organisatie nemen wij ze op bij het onderdeel overhead en in de paragraaf E Bedrijfsvoering.

 

Indicator	Eenheid	Leusden Begroting 2020	Leusden Begroting 2021
Formatie	fte per 1.000 inwoners	4,6 fte	4,9 fte
Bezetting	fte per 1.000 inwoners	4,5 fte	4,9 fte
Apparaatskosten	kosten per inwoner	€ 465,69	€ 512,34
Externe inhuur	kosten externe inhuur als % van totale loonsom	6,9%	3,0%
Overhead	Overhead in % van totale kosten	11,5%	12,5%