Overhead

Eén van de wijzigingen van het BBV betreft de kosten van overhead. Deze worden met ingang van 2017 niet meer onder de beleidsprogramma’s (domeinen) verantwoord maar centraal onder een afzonderlijk taakveld overhead. Hiermee vervalt de noodzaak van een complexe en veelal ondoorzichtige kostentoerekening aan alle gemeentelijke taken en activiteiten. Hierdoor wordt de begroting transparanter en kan de raad beter sturen op de kosten van overhead. Daarnaast kan door het hanteren van een eenduidige systematiek een betere vergelijking worden gemaakt met andere gemeenten.

Het BBV geeft de definitie van overhead die de gemeenten moeten hanteren:

alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

Tot de overhead behoren de volgende taken en functies:

• Leidinggevenden primaire proces
• Financiën, toezicht en controle gericht op eigen organisatie
• P&O/HRM
• Inkoop
• Interne en externe communicatie
• Juridische zaken
• Bestuurszaken en bestuursondersteuning
• Informatievoorziening en automatisering (ICT)
• Facilitaire zaken, Wagenpark en Huisvesting
• Document informatievoorziening (DIV)
• Managementondersteuning primaire proces

Deze kosten worden verantwoord op het taakveld overhead. De kosten van personeel in het primaire proces worden rechtstreeks doorberekend aan de betreffende taakvelden.

Hiervoor hebben wij aangeven welke definitie het BBV hanteert voor de overhead en welke taken hiertoe behoren. Deze definitie hebben wij toegepast voor het bepalen van de overhead. Voor het specificeren van de overheadkosten hanteren wij een andere indeling. De personeelskosten splitsen wij niet uit naar bovenstaande onderdelen van de overhead. Wij zien hier geen toegevoegde waarde in omdat deze uitsplitsing zonder tijdregistratie niet zuiver is te maken. Wij kiezen er daarom voor om de personeelskosten van de overhead te totaliseren en de overige kosten per overhead onderdeel te specificeren.

 

Personeel	Het betreft hier de loonkosten van het personeel die niet direct aan een taakveld kunnen worden toegerekend, zoals alle leidinggevenden aan het primaire proces, financiën, P&O, ICT, Inkoop, Juridische zaken, Bestuurszaken en ondersteuning.
P&O/HRM	Het betreft kosten die gemaakt worden voor het personeelsbeheer, zoals opleidingskosten, reis- en verblijfskosten, stagevergoedingen, piketdienst, trainingen, werving en selectie, arbodienst, catering en het voeren van de administratie.
Facilitaire zaken	Het betreft kosten die betrekking hebben op verzekeringen, waterverbruik, abonnementen, telefoonkosten, reproductiekosten, kantoorbenodigdheden.
Huisvesting	Het betreft kosten die betrekking hebben op kantoorruimten die voor algemene gemeentelijke taken worden gebruikt, zoals de gemeentehuis, receptie, kantine, fietsenstalling, schoonmaakkosten en daarnaast het onderhouden/aanschaffen van meubilair.
Automatisering en ICT	Het betreft kosten die gemaakt worden voor het aanschaffen van hardware- en software, licenties, onderhoud, systeem- en netwerk beheer, helpdesk, applicatiebeheer en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces. Hiervoor zijn alle automatisering en ICT kosten doorgelopen en indien van toepassing direct toegerekend aan een taakveld. De overgebleven kosten zijn verantwoord onder overhead.
Juridische Zaken	Het betreft kosten die betrekking hebben op juridische zaken, zoals juridische advieskosten, proceskosten en schadevergoeding.
Communicatie	Betreft de kosten die worden ingezet ten behoeve van de interne en externe communicatie

 

Toerekening grondexploitaties en investeringen

In het BBV is voor de grondexploitaties en investeringen een uitzondering gemaakt voor wat betreft het centraal begroten en verantwoorden. Deze uitzondering is gemaakt omdat het niet toerekenen van de overhead zou leiden tot een nadelig resultaat. De jaarlijkse last zou dan namelijk ineens ten laste van het begrotingsresultaat moeten worden gebracht in plaats van deze toe te rekenen aan het grondbedrijf, de onderhoudsvoorzieningen en de investeringen. De overhead die door wordt berekend aan deze externe kostendragers bedraagt € 0,5 miljoen. Ten opzichte van voorgaand jaar is dit een stijging van € 0,1 miljoen.

Aan de leges en tarieven worden op de taakvelden geen overheadkosten toegerekend. Wel worden de overheadkosten extracomptabel toegerekend ten behoeve van de tariefstelling en om aan te tonen dat de gemeente met deze heffingen geen winst maakt. Hierbij wordt hetzelfde overheadpercentage gebruikt als voor de toerekening aan grondexploitaties en investeringen.

De kosten van overhead kunnen worden uitgedrukt in een percentage. Het BBV schrijft voor dat hiervoor een indicator moet worden opgenomen in de begroting. Deze indicator (zie ook onderdeel BBV indicatoren) drukt de totale overheadkosten in het percentage van het totaal van de lasten exclusief toevoegingen aan reserves. Dit levert een percentage op van 12,12%. Ten opzichte van voorgaand jaar is dit percentage met 0,05% gedaald.

Dit is echter niet het percentage dat wordt toegepast voor de toerekening van de overhead. De overheadkosten bedragen € 6.997.185 hiervan wordt € 29.700 onttrokken aan de reserves het resultaat van de overheadkosten van Leusden bedraagt € 6.967.485. De direct aan de taakvelden toe te rekenen kosten bedragen € 6.835.966. Het overheadpercentage komt hiermee op 102,4%. Dit is een daling van 2% ten opzichte van voorgaand jaar. De kosten van de overhead zijn per saldo gestegen met € 340.000 en de kosten toe te rekenen aan de taakvelden binnen het primaire proces zijn gestegen met € 460.000. Naar verhouding zijn de kosten van de overhead minder gestegen dan in het primaire proces waardoor het percentage daalt, zie ook paragraaf E Bedrijfsvoering voor de verantwoording van de apparaatskosten binnen het primaire proces.

De vanaf 2017 verplicht op te nemen beleidsindicatoren komen voor de programma's van de bron waarstaatjegemeente.nl. Voor het onderdeel bestuur en organisatie zijn ook vijf indicatoren ontwikkelt die echter door de gemeente uit de eigen gegevens of de eigen begroting overgenomen moeten worden omdat er geen landelijke bron beschikbaar is. De indicatoren met betrekking tot de formatie hebben wij opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. De overige twee indicatoren zijn hieronder opgenomen. Het percentage van de externe inhuur is gedaald met 0,66% ten opzichte van voorgaand jaar. Door vaste formatie flexibel in te zetten is minder externe inhuur nodig.